Πώς δημιουργούμε νέο χρήστη (υπάλληλο) στο Nextcloud
Μάθετε πώς να προσθέτετε με ασφάλεια νέους συνεργάτες ή υπαλλήλους στο εταιρικό σας Cloud και πώς να τους οργανώνετε σε ομάδες εργασίας.
Το Nextcloud είναι το απόλυτο εργαλείο για την ασφάλεια των εταιρικών σας αρχείων. Όταν ένας νέος υπάλληλος ή εξωτερικός συνεργάτης πιάνει δουλειά, δεν πρέπει ποτέ να μοιράζεστε τους δικούς σας κωδικούς. Πρέπει να του δημιουργήσετε έναν δικό του, προσωπικό λογαριασμό, ώστε να ελέγχετε ακριβώς σε ποιους φακέλους έχει πρόσβαση.
Μετάβαση στη Διαχείριση Χρηστών
Συνδεθείτε στο Nextcloud με τον δικό σας λογαριασμό (ο οποίος πρέπει να έχει δικαιώματα Διαχειριστή / Admin). Πηγαίνετε τέρμα επάνω δεξιά, κάντε κλικ στο **στρογγυλό εικονίδιο του προφίλ σας** και από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε το Χρήστες (Users).
[ Screenshot: Το μενού προφίλ επάνω δεξιά με εστιασμένη την επιλογή “Χρήστες” ]
Προσθήκη Νέου Χρήστη
Στο περιβάλλον των χρηστών, θα δείτε μια λίστα με όλους τους ενεργούς λογαριασμούς. Στο αριστερό μέρος της οθόνης (ή επάνω, ανάλογα με την έκδοση), κάντε κλικ στο κουμπί + Νέος χρήστης (New User). Θα εμφανιστεί μια γραμμή με κενά πεδία για να συμπληρώσετε τα στοιχεία του υπαλλήλου.
[ Screenshot: Το κουμπί “+ Νέος χρήστης” και η φόρμα εισαγωγής στοιχείων ]
Συμπλήρωση Στοιχείων & Ομάδων
Συμπληρώστε τα βασικά πεδία του χρήστη με προσοχή:
- Όνομα χρήστη (Username): Το login όνομα του υπαλλήλου (π.χ.
j.papadopoulos). Προτιμήστε μικρούς λατινικούς χαρακτήρες. - Εμφανιζόμενο όνομα (Display Name): Το ονοματεπώνυμό του στα ελληνικά (π.χ. Γιάννης Παπαδόπουλος), ώστε να τον αναγνωρίζουν οι συνάδελφοί του.
- Email: Το εταιρικό του email. Εκεί θα λάβει τις ειδοποιήσεις και το link επαναφοράς κωδικού.
- Ομάδες (Groups): Πολύ σημαντικό! Επιλέξτε την ομάδα του (π.χ.
Λογιστήριο,Marketing,Πωλήσεις). Αν δεν υπάρχει η ομάδα, μπορείτε να την πληκτρολογήσετε εκείνη τη στιγμή για να δημιουργηθεί.
Μην μοιράζεστε φακέλους ξεχωριστά σε κάθε χρήστη. Οργανώστε τους χρήστες σε Ομάδες (Groups). Έτσι, όταν μοιράζεστε τον φάκελο “Τιμολόγια” με την ομάδα “Λογιστήριο”, οποιοσδήποτε νέος υπάλληλος μπαίνει σε αυτή την ομάδα θα αποκτά αυτόματα πρόσβαση στα αρχεία, χωρίς να χάνετε χρόνο.
[ Screenshot: Η συμπληρωμένη γραμμή στοιχείων με το drop-down των ομάδων ]
Ορισμός Κωδικού Πρόσβασης & Δημιουργία
Στο πεδίο Κωδικός πρόσβασης (Password), μπορείτε είτε να γράψετε εσείς έναν προσωρινό κωδικό, είτε να αφήσετε το πεδίο κενό ώστε το σύστημα να στείλει αυτόματα email στον χρήστη για να ορίσει εκείνος τον δικό του μυστικό κωδικό.
Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο **εικονίδιο με το checkmark (τσέκ)** στην άκρη της γραμμής για να αποθηκευτεί ο χρήστης.
Στο πεδίο “Admin”, μην επιλέγετε ποτέ τίποτα για τους απλούς υπαλλήλους. Αν ένας χρήστης γίνει κατά λάθος Admin, θα μπορεί να διαγράψει άλλους χρήστες, να δει αρχεία της διοίκησης ή να αλλάξει τις ρυθμίσεις ασφαλείας όλης της εταιρείας.
[ Screenshot: Το κουμπί επιβεβαίωσης (checkmark) στο τέλος της γραμμής ]
Θέλετε ένα απόλυτα ασφαλές Εταιρικό Cloud χωρίς μηνιαίες συνδρομές;
Ξεχάστε τις ακριβές χρεώσεις ανά χρήστη του Google Drive και του Dropbox. Στην Skynetix εγκαθιστούμε, παραδίδουμε “με το κλειδί στο χέρι” και συντηρούμε το δικό σας, αυτόνομο Nextcloud Server, προσφέροντας απεριόριστους χρήστες και κορυφαία προστασία δεδομένων.
