So legen Sie einen neuen Benutzer (Mitarbeiter) in Nextcloud an
Erfahren Sie, wie Sie neue Partner oder Mitarbeiter sicher in Ihre Unternehmens-Cloud aufnehmen und wie Sie diese in Arbeitsgruppen organisieren können.
Nextcloud ist das ideale Tool für die Sicherheit Ihrer Unternehmensdateien. Wenn ein neuer Mitarbeiter oder externer Partner seine Arbeit aufnimmt, sollten Sie niemals Ihre eigenen Zugangsdaten weitergeben. Sie müssen ihm ein eigenes, persönliches Konto einrichten, damit Sie genau kontrollieren können, auf welche Ordner er Zugriff hat.
Zur Benutzerverwaltung wechseln
Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto bei Nextcloud an (das über Administratorrechte verfügen muss). Gehen Sie ganz nach oben rechts, klicken Sie auf das **runde Symbol Ihres Profils** und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Benutzer (Users).
[ Screenshot: Das Profilmenü oben rechts, wobei die Option “Benutzer” markiert ist ]
Neuen Benutzer hinzufügen
Im Benutzerbereich sehen Sie eine Liste aller aktiven Konten. Klicken Sie auf der linken Seite des Bildschirms (oder oben, je nach Version) auf die Schaltfläche + Neuer Benutzer (New User). Es erscheint eine Zeile mit leeren Feldern, in die Sie die Daten des Mitarbeiters eingeben können.
[ Screenshot: Die Schaltfläche “+ Neuer Benutzer” und das Formular zur Eingabe der Daten ]
Angaben und Gruppen eingeben
Füllen Sie die grundlegenden Benutzerfelder sorgfältig aus:
- Benutzername (Username): Der Benutzername des Mitarbeiters (z. B.
j.papadopoulos). Verwenden Sie vorzugsweise kleine lateinische Buchstaben. - Anzeigename (Display Name): Seinen vollständigen Namen auf Griechisch (z. B. Giannis Papadopoulos), damit seine Kollegen ihn erkennen können.
- E-Mail: Seine geschäftliche E-Mail-Adresse. Dort erhält er die Benachrichtigungen und den Link zum Zurücksetzen des Passworts.
- Gruppen (Groups): Sehr wichtig! Wählen Sie seine Mannschaft aus (z. B.
Buchhaltung,Marketing,Umsatz). Falls die Gruppe noch nicht existiert, können Sie sie direkt eingeben, um sie anzulegen.
Teilen Sie Ordner nicht einzeln mit jedem Benutzer. Organisieren Sie die Benutzer in Gruppen (Groups). Wenn Sie also den Ordner “Rechnungen” mit der Gruppe “Buchhaltung” teilen, erhält jeder neue Mitarbeiter, der dieser Gruppe hinzugefügt wird, automatisch Zugriff auf die Dateien, ohne dass Sie Zeit verlieren.
[ Screenshot: Die ausgefüllte Datenzeile mit dem Dropdown-Menü für die Gruppen ]
Passwort festlegen & erstellen
Auf dem Feld Passwort (Password), können Sie entweder selbst ein vorläufiges Passwort eingeben oder das Feld leer lassen, damit das System dem Benutzer automatisch eine E-Mail sendet, in der er sein eigenes Passwort festlegen kann.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das **Symbol mit dem Häkchen** am Ende der Zeile, um den Benutzer zu speichern.
Wählen Sie im Feld “Admin” niemals eine Option für normale Mitarbeiter aus. Wenn ein Benutzer versehentlich zum Admin wird, kann er andere Benutzer löschen, Verwaltungsdateien einsehen oder die Sicherheitseinstellungen des gesamten Unternehmens ändern.
[ Screenshot: Die Bestätigungsschaltfläche (Häkchen) am Ende der Zeile ]
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