Cómo crear un nuevo usuario (empleado) en Nextcloud
Descubra cómo añadir de forma segura nuevos colaboradores o empleados a la nube de su empresa y cómo organizarlos en grupos de trabajo.
Nextcloud es la herramienta definitiva para la seguridad de tus archivos corporativos. Cuando un nuevo empleado o colaborador externo empieza a trabajar, nunca debes compartir tus propias contraseñas. Debes crearle una cuenta propia y personal para poder controlar exactamente a qué carpetas tiene acceso.
Ir a la gestión de usuarios
Inicia sesión en Nextcloud con tu cuenta (que debe tener permisos de administrador). Ve a la esquina superior derecha, haz clic en el **icono redondo de tu perfil** y, en el menú desplegable, selecciona Usuarios.
[ Captura de pantalla: El menú de perfil en la esquina superior derecha, con la opción “Usuarios” resaltada ]
Añadir un nuevo usuario
En el panel de usuarios, verás una lista con todas las cuentas activas. En la parte izquierda de la pantalla (o en la parte superior, según la versión), haz clic en el botón + Nuevo usuario (New User). Aparecerá una línea con campos en blanco para que introduzcas los datos del empleado.
[ Captura de pantalla: El botón “+ Nuevo usuario” y el formulario de registro ]
Introducción de datos y grupos
Rellene con cuidado los campos básicos del usuario:
- Nombre de usuario (Username): El nombre de usuario del empleado (p. ej.,.
j.papadopoulos). Utiliza letras minúsculas. - Nombre para mostrar (Display Name): Su nombre completo en griego (por ejemplo, Yannis Papadopoulos), para que sus compañeros lo reconozcan.
- Correo electrónico: Su correo electrónico corporativo. Allí recibirá las notificaciones y el enlace para restablecer la contraseña.
- Grupos: ¡Muy importante! Selecciona su equipo (p. ej.,.
Contabilidad,Marketing,Ventas). Si el grupo no existe, puede escribirlo en ese momento para crearlo.
No compartas carpetas individualmente con cada usuario. Organiza a los usuarios en grupos (Groups). De este modo, cuando compartas la carpeta “Facturas” con el grupo “Contabilidad”, cualquier nuevo empleado que se incorpore a ese grupo tendrá acceso automático a los archivos, sin que pierdas tiempo.
[ Captura de pantalla: La línea de datos rellenada con el menú desplegable de los equipos ]
Configuración de la contraseña y creación
Sobre el terreno Contraseña, puede introducir usted mismo una contraseña temporal o dejar el campo en blanco para que el sistema envíe automáticamente un correo electrónico al usuario para que este establezca su propia contraseña.
Cuando hayas terminado, haz clic en el **icono con la marca de verificación** situado al final de la línea para guardar el usuario.
En el campo “Admin”, nunca selecciones nada para los empleados normales. Si un usuario se convierte por error en administrador, podrá eliminar a otros usuarios, ver archivos de la administración o cambiar la configuración de seguridad de toda la empresa.
[ Captura de pantalla: El botón de confirmación (marca de verificación) al final de la línea ]
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