Gestión de usuarios y carpetas de grupo (Group Folders)
Guía para administradores: Crea cuentas para tu equipo y organiza el acceso mediante carpetas compartidas por departamento.
Una arquitectura adecuada de usuarios y permisos garantiza que la información circule de forma segura dentro de la empresa. A través de Nextcloud, como administrador, puedes controlar totalmente quién tiene acceso a qué, crear carpetas compartidas para grupos de trabajo específicos (por ejemplo, Marketing) y proteger los datos confidenciales contra el acceso no autorizado o el borrado accidental.
Creación de nuevos usuarios y grupos
Cuando un nuevo empleado se incorpora a la empresa, hay que crearle una cuenta personal:
- Conéctate con el Administrador Para acceder a tu cuenta, haz clic en el icono de tu perfil (arriba a la derecha) y selecciona Usuarios.
- Para organizar a los usuarios, crea primero tus grupos (p. ej.,. Logística, Ventas, Tecnología) pulsando Añadir grupo (Add group) en la columna de la izquierda.
- Haz clic en el botón + Nuevo usuario (New user) arriba a la izquierda.
- Rellena los campos obligatorios: Nombre de usuario (Username), Nombre que se muestra (Full Name), Contraseña (Password) y el Correo electrónico de él.
- Sobre el terreno Grupos (Groups), selecciona la sección a la que pertenece. ¡Esta es la clave para acceder automáticamente a las carpetas correctas! Pulsa la casilla de verificación («Guardar») para finalizar.
[ Captura de pantalla: El formulario de creación de “New User” con los campos Username, Groups y Quota ]
Creación y asignación de carpetas de grupo (Group Folders)
En lugar de compartir archivos manualmente, utilizamos la función específica de «Carpetas de grupo», de modo que cualquier persona que se incorpore a un grupo pueda ver automáticamente las carpetas de su departamento:
- Desde el icono de tu perfil (arriba a la derecha), ve a Configuración de administración (Administration settings).
- En el menú de la izquierda, debajo de la sección Gestión (Administración), haz clic en el Carpetas de grupo (Group folders).
- Escribe el nombre de la nueva carpeta principal (por ejemplo,. “Archivos de contabilidad”) y pulsa Creación (Create).
- En la columna Grupos (Groups) Junto a la carpeta, selecciona qué grupo tiene permiso para verla (por ejemplo, el grupo Logistiri).
[ Captura de pantalla: El panel de configuración «Group Folders», donde se asignan las carpetas a los grupos y se configuran los permisos de escritura y uso compartido ]
Configuración de derechos avanzados
Una vez que hayas vinculado el grupo a la carpeta, debes configurar sus permisos utilizando las casillas de selección:
- Escritura (Write): Si desmarcas esta opción, los usuarios del grupo solo podrán ver y descargar los archivos, sin poder modificarlos ni añadir otros nuevos (solo lectura).
- Compartir (Share): Si lo desactivas, impedirás que los empleados compartan esos archivos fuera de la empresa (mediante enlaces públicos).
- Eliminar (Delete): ¡Puedes permitir la creación y la edición, pero bloquear la opción de borrado, para que nunca se pierda por error ningún documento importante!
Evita el uso indebido de la nube desde el primer día. En la tabla de usuarios (Users), encontrarás la columna Cuota (Límite de almacenamiento). No lo dejéis en “Ilimitado”. Estableced un límite razonable para cada empleado (por ejemplo, 10 GB o 20 GB) en función de su puesto. De esta forma, si alguien intenta subir sus fotos o películas personales, el sistema se lo impedirá, ¡protegiendo así el espacio de tu servidor corporativo!
La cuenta de administrador tiene control total sobre el sistema: puede borrar todo, ver todos los archivos y modificar la configuración de seguridad. Si quieres que un colaborador te ayude con la gestión (por ejemplo, simplemente para crear nuevos usuarios), **no** le des la contraseña de administrador. En su lugar, créale una cuenta personal y añádelo al grupo específico subadministradores. De este modo, tendrá derechos de gestión de usuarios sin tener acceso al núcleo del servidor.
[ Captura de pantalla: La opción “Subadmin” en el panel de usuarios para asignar derechos de administración limitados ]
¿Quieres conectar Nextcloud con el Active Directory (LDAP) de tu empresa?;
Cuando una empresa crece, la creación manual de usuarios en muchas plataformas diferentes se convierte en un proceso que requiere mucho tiempo y supone un riesgo para la seguridad. En Skynetix podemos implementar la **integración con LDAP / Active Directory**. Esto permite a tus empleados iniciar sesión en Nextcloud utilizando exactamente la misma contraseña que tienen para su ordenador o su correo electrónico corporativo (inicio de sesión único). Además, cuando un empleado deja la empresa, su desactivación en el sistema central lo bloquea automáticamente también en la nube, ¡eliminando por completo el riesgo de fuga de datos!
