Gestión de archivos y uso compartido (File Sharing)
Aprende a subir, organizar en carpetas y compartir archivos de forma segura, tanto dentro como fuera de tu empresa.
Nextcloud es tu propia nube privada para la empresa. Te permite acceder a tus documentos desde cualquier lugar, lo que elimina la necesidad de utilizar memorias USB poco seguras o de enviar archivos de gran tamaño por correo electrónico. La gestión y el intercambio de archivos se realizan fácilmente a través de un entorno seguro y moderno.
Carga y organización de archivos
Para añadir archivos y mantener tu Cloud organizado:
- Inicia sesión en el Nextcloud de tu empresa y asegúrate de que estás en la aplicación Archivos (Files) (el icono con la carpeta que hay en la esquina superior izquierda).
- Creación de una carpeta: Haz clic en el icono “+” (Añadir) En la parte superior, selecciona Nueva carpeta (New folder), asígnale un nombre y pulsa Intro.
- Subida de archivos: Puedes simplemente «arrastrar y soltar» (Drag & Drop) archivos desde tu ordenador al cuadro de Nextcloud. También puedes hacer clic en el “+” y selecciona Subir archivo (Upload file).
[ Captura de pantalla: El botón “+” en Nextcloud y las opciones «Subir archivo» y «Nueva carpeta» ]
Uso compartido con usuarios internos (colaboradores)
Si quieres compartir una carpeta o un documento con un compañero de trabajo que ya tiene una cuenta en tu Nextcloud:
- Busca el archivo o la carpeta y haz clic en el icono Compartir (Share) (el icono con los tres puntos unidos o el muñequito) a la derecha del nombre.
- En la barra de la derecha que aparecerá, en el campo de búsqueda, escribe el nombre o el correo electrónico el nombre de tu compañero o el nombre de un equipo (p. ej.,. Contabilidad).
- En cuanto lo selecciones, el archivo aparecerá automáticamente también en su propia nube. Puedes pulsar los tres puntos situados junto a su nombre para establecer si tendrá permiso solo de lectura o también de edición.
[ Captura de pantalla: la pestaña de la derecha “Sharing” con la búsqueda de usuarios internos ]
Uso compartido con usuarios externos (enlaces públicos)
Si tienes que enviar un archivo o una carpeta completa a un cliente o proveedor externo que no tiene una cuenta en su sistema:
- Vuelve a abrir el panel de uso compartido situado a la derecha del archivo.
- Busca la opción Enlace para compartir (Share link) y haz clic en el icono “+” a su lado.
- Nextcloud creará un enlace único. Haz clic en el icono Copiar al portapapeles (Copy to clipboard). Ahora puedes pegar (Paste) el enlace en un correo electrónico, en Viber o en WhatsApp para enviárselo al cliente.
¿Quieres que un cliente te envíe archivos grandes (por ejemplo, facturas o fotos), pero no tiene cuenta en la nube? Crea una carpeta, crea un Compartir enlace, pulsa los tres puntos que hay junto al enlace y selecciona Carga de archivos (File drop / Only Upload). Envíale el enlace. Cuando el cliente lo abra, verá una página en la que podrá subir archivos directamente a tu carpeta, ¡pero sin ver qué más contiene esa carpeta!
Cuando creas un enlace público (Public Link) para documentos corporativos confidenciales, cualquiera que encuentre ese enlace podrá descargarlos. Para garantizar la máxima seguridad, pulsa siempre los tres puntos situados junto a «Compartir enlace» y: 1) Selecciona Protección con contraseña (Protect with password) estableciendo una contraseña, y 2) Selecciona Establecer la fecha de caducidad (Set expiration date) para que el enlace se «elimine» automáticamente al cabo de unos días.
[ Captura de pantalla: Las opciones avanzadas de un enlace público (contraseña, fecha de caducidad, permitir la edición) en el menú de Nextcloud ]
¿Quieres liberar espacio en tus ordenadores?;
La gestión de la nube a través del navegador es cómoda, pero la verdadera productividad comienza cuando Nextcloud se integra plenamente en los ordenadores de tu empresa. En Skynetix nos encargamos de la instalación y configuración del **Nextcloud Desktop Sync Client**. Con la función *Virtual Files*, todo su equipo puede ver los archivos de la empresa directamente desde su Windows o Mac (como si fuera una simple carpeta), ¡sin que estos ocupen ni un megabyte del disco duro hasta que se abran!
