Gestion des fichiers et partage de fichiers (File Sharing)
Découvrez comment télécharger, classer dans des dossiers et partager des fichiers en toute sécurité, tant au sein de votre entreprise qu'à l'extérieur.
Nextcloud est votre propre cloud d'entreprise privé. Il vous permet d'accéder à vos documents où que vous soyez, ce qui vous évite d'avoir recours à des clés USB peu sûres ou d'envoyer des fichiers volumineux par e-mail. La gestion et le partage des fichiers s'effectuent facilement au sein d'un environnement sécurisé et moderne.
Mise en ligne et organisation des fichiers
Pour ajouter des fichiers et garder votre espace de stockage en ligne bien organisé :
- Connectez-vous à Nextcloud de votre entreprise et assurez-vous que vous êtes bien dans l'application Fichiers (Files) (l'icône représentant une enveloppe, en haut à gauche).
- Création d'un dossier : Cliquez sur l'icône “ + ” (Ajouter) en haut de la page, sélectionnez Nouveau dossier (New folder), donnez-lui un nom et appuyez sur Entrée.
- Téléchargement de fichiers : Vous pouvez simplement « glisser-déposer » (Drag & Drop) des fichiers depuis votre ordinateur dans la fenêtre de Nextcloud. Vous pouvez également cliquer sur le “ + ” et sélectionnez Téléchargement d'un fichier (Upload file).
[ Capture d'écran : le bouton “ + ” dans Nextcloud et les options « Upload file » et « New folder » ]
Partage avec des utilisateurs internes (collaborateurs)
Si vous souhaitez partager un dossier ou un document avec un collègue qui possède déjà un compte sur votre Nextcloud :
- Recherchez le fichier ou le dossier, puis cliquez sur l'icône Partage (Share) (l'icône représentant trois points alignés ou le petit bonhomme) à droite du nom.
- Dans la barre de droite qui s'affichera, dans le champ de recherche, saisissez le nom ou le e-mail le nom de votre collègue ou celui d'un groupe (par exemple,. Comptabilité).
- Dès que vous l'aurez sélectionné, le fichier s'affichera automatiquement dans son propre espace de stockage en ligne. Vous pouvez cliquer sur les trois points situés à côté de son nom pour définir s'il disposera d'un droit de lecture uniquement ou également d'un droit de modification.
[ Capture d'écran : l'onglet “ Sharing ” situé à droite, avec la recherche d'un utilisateur interne ]
Partage avec des utilisateurs externes (liens publics)
Si vous devez envoyer un fichier ou un dossier entier à un client ou à un fournisseur externe qui pas possède un compte sur votre système :
- Rouvrez le panneau de partage situé à droite du fichier.
- Repérez l'option Lien de partage (Share link) puis cliquez sur l'icône “ + ” à côté d'elle.
- Nextcloud va créer un lien unique. Cliquez sur l'icône Copier dans le presse-papiers (Copy to clipboard). Vous pouvez désormais copier-coller le lien dans un e-mail, sur Viber ou sur WhatsApp pour l'envoyer au client.
Un client souhaite vous envoyer des fichiers volumineux (par exemple, des factures ou des photos), mais il ne dispose pas d'un espace de stockage en ligne ? Créez un dossier, puis Partager le lien, cliquez sur les trois points situés à côté du lien et sélectionnez Dépôt de fichiers (File drop / Only Upload). Envoyez-lui le lien. Lorsque le client l'ouvrira, il verra une page sur laquelle il pourra télécharger des fichiers directement dans votre dossier, sans toutefois voir ce que ce dossier contient d'autre !
Lorsque vous créez un lien public (Public Link) pour des documents d'entreprise sensibles, toute personne qui trouve ce lien peut les télécharger. Pour une sécurité optimale, cliquez toujours sur les trois points situés à côté de « Partager le lien » et : 1) Sélectionnez Protection par mot de passe (Protect with password) en définissant un code, et 2) Sélectionnez Définition de la date d'expiration (Set expiration date) afin que le lien soit automatiquement supprimé au bout de quelques jours.
[ Capture d'écran : les paramètres avancés d'un lien public (mot de passe, date d'expiration, autorisation de modification) dans le menu de Nextcloud ]
Vous souhaitez libérer vos ordinateurs de la masse de fichiers qui les encombre ?;
La gestion du cloud via un navigateur est pratique, mais la véritable productivité commence lorsque Nextcloud est entièrement intégré aux ordinateurs de votre entreprise. Chez Skynetix, nous nous chargeons de l'installation et de la configuration du **Nextcloud Desktop Sync Client**. Grâce à la fonctionnalité *Virtual Files*, toute votre équipe peut consulter les fichiers de l’entreprise directement depuis son ordinateur Windows ou Mac (comme s’il s’agissait d’un simple dossier), sans que ceux-ci n’occupent le moindre mégaoctet d’espace sur le disque dur avant même d’être ouverts !
