Διαχείριση Αρχείων & Κοινή Χρήση (File Sharing)
Μάθετε πώς να ανεβάζετε, να οργανώνετε σε φακέλους και να μοιράζεστε με ασφάλεια αρχεία, τόσο εντός όσο και εκτός της εταιρείας σας.
Το Nextcloud είναι το δικό σας, ιδιωτικό εταιρικό Cloud. Σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας από παντού, καταργώντας την ανάγκη για ανασφαλή USB sticks ή την αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω email. Η διαχείριση και η κοινή χρήση των αρχείων γίνεται εύκολα μέσα από ένα ασφαλές και σύγχρονο περιβάλλον.
Ανέβασμα και Οργάνωση Αρχείων
Για να προσθέσετε αρχεία και να διατηρήσετε το Cloud σας οργανωμένο:
- Συνδεθείτε στο Nextcloud της εταιρείας σας και βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην εφαρμογή Αρχεία (Files) (το εικονίδιο με τον φάκελο επάνω αριστερά).
- Δημιουργία Φακέλου: Κάντε κλικ στο εικονίδιο “+” (Προσθήκη) στο επάνω μέρος, επιλέξτε Νέος φάκελος (New folder), δώστε του ένα όνομα και πατήστε Enter.
- Ανέβασμα Αρχείων: Μπορείτε απλά να «σύρετε» (Drag & Drop) αρχεία από τον υπολογιστή σας μέσα στο παράθυρο του Nextcloud. Εναλλακτικά, πατήστε το “+” και επιλέξτε Μεταφόρτωση αρχείου (Upload file).
[ Screenshot: Το κουμπί “+” στο Nextcloud και οι επιλογές Upload file και New folder ]
Κοινή Χρήση με Εσωτερικούς Χρήστες (Συνεργάτες)
Αν θέλετε να μοιραστείτε έναν φάκελο ή ένα έγγραφο με έναν συνάδελφο που έχει ήδη λογαριασμό στο Nextcloud σας:
- Βρείτε το αρχείο ή τον φάκελο και κάντε κλικ στο εικονίδιο Κοινή χρήση (Share) (το εικονίδιο με τις 3 συνδεδεμένες τελείες ή το ανθρωπάκι) στα δεξιά του ονόματος.
- Στη δεξιά μπάρα που θα εμφανιστεί, στο πεδίο αναζήτησης, πληκτρολογήστε το όνομα ή το email του συναδέλφου σας ή το όνομα μιας ομάδας (π.χ. Λογιστήριο).
- Μόλις τον επιλέξετε, το αρχείο θα εμφανιστεί αυτόματα και στο δικό του Cloud. Μπορείτε να πατήσετε τις 3 τελείες δίπλα στο όνομά του για να ορίσετε αν θα έχει δικαίωμα μόνο ανάγνωσης ή και επεξεργασίας.
[ Screenshot: Η δεξιά καρτέλα “Sharing” με την αναζήτηση εσωτερικού χρήστη ]
Κοινή Χρήση με Εξωτερικούς Χρήστες (Public Links)
Αν πρέπει να στείλετε ένα αρχείο ή έναν ολόκληρο φάκελο σε έναν εξωτερικό πελάτη ή προμηθευτή που δεν έχει λογαριασμό στο σύστημά σας:
- Ανοίξτε ξανά το panel της κοινής χρήσης στα δεξιά του αρχείου.
- Εντοπίστε την επιλογή Σύνδεσμος κοινής χρήσης (Share link) και κάντε κλικ στο εικονίδιο “+” δίπλα της.
- Το Nextcloud θα δημιουργήσει έναν μοναδικό σύνδεσμο. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αντιγραφή στο πρόχειρο (Copy to clipboard). Τώρα μπορείτε να κάνετε επικόλληση (Paste) το link στο Email, στο Viber ή στο WhatsApp για να το στείλετε στον πελάτη.
Θέλετε ένας πελάτης να σας στείλει μεγάλα αρχεία (π.χ. τιμολόγια ή φωτογραφίες) αλλά δεν έχει Cloud; Φτιάξτε έναν φάκελο, δημιουργήστε ένα Share Link, πατήστε τις 3 τελείες δίπλα στο link και επιλέξτε Απόθεση αρχείων (File drop / Only Upload). Στείλτε του το link. Όταν ο πελάτης το ανοίξει, θα δει μια σελίδα όπου μπορεί να ανεβάσει αρχεία απευθείας στον δικό σας φάκελο, χωρίς όμως να βλέπει τι άλλο περιέχει αυτός ο φάκελος!
Όταν δημιουργείτε ένα δημόσιο link (Public Link) για ευαίσθητα εταιρικά έγγραφα, οποιοσδήποτε βρει αυτό το link μπορεί να τα κατεβάσει. Για απόλυτη ασφάλεια, πατάτε πάντα τις 3 τελείες δίπλα στο Share Link και: 1) Επιλέξτε Προστασία με κωδικό πρόσβασης (Protect with password) ορίζοντας έναν κωδικό, και 2) Επιλέξτε Ορισμός ημερομηνίας λήξης (Set expiration date) ώστε το link να «κατέβει» αυτόματα μετά από μερικές ημέρες.
[ Screenshot: Οι advanced ρυθμίσεις ενός Public Link (Password, Expiration Date, Allow editing) στο μενού του Nextcloud ]
Θέλετε να απαλλάξετε τους υπολογιστές σας από τον όγκο των αρχείων;
Η διαχείριση του Cloud μέσα από τον browser είναι βολική, αλλά η πραγματική παραγωγικότητα ξεκινά όταν το Nextcloud ενσωματώνεται πλήρως στους υπολογιστές της εταιρείας σας. Στην Skynetix αναλαμβάνουμε την εγκατάσταση και παραμετροποίηση του **Nextcloud Desktop Sync Client**. Με τη λειτουργία *Virtual Files*, όλη η ομάδα σας βλέπει τα αρχεία της επιχείρησης απευθείας μέσα από τα Windows ή το Mac της (σαν έναν απλό φάκελο), χωρίς αυτά να καταναλώνουν ούτε ένα Megabyte από τον σκληρό δίσκο μέχρι να ανοιχτούν!
