Οδηγός Διαχείρισης του “Salon της Skynetix” (Βήμα-Βήμα)
Μάθετε πώς να οργανώνετε την επιχείρησή σας, να καταχωρείτε νέες υπηρεσίες, να διαχειρίζεστε τους πελάτες σας και να ελέγχετε τα ραντεβού σας εύκολα και γρήγορα.
Το Salon της Skynetix είναι η καρδιά της online καθημερινότητας της επιχείρησής σας. Μέσα από αυτό το ολοκληρωμένο σύστημα, μπορείτε να ελέγχετε τη διαθεσιμότητα των συνεργατών σας, να βλέπετε τα εισερχόμενα ραντεβού και να κρατάτε ένα οργανωμένο ιστορικό για κάθε πελάτη ξεχωριστά, αποφεύγοντας τα διπλοκρατήσεις και τα χαμένα τηλεφωνήματα.
Πώς περνάμε νέες Υπηρεσίες (Services)
Για να μπορούν οι πελάτες σας να κλείσουν ραντεβού, πρέπει πρώτα να ορίσετε τι υπηρεσίες προσφέρετε, πόση ώρα διαρκούν και ποιο είναι το κόστος τους.
Από το αριστερό μενού του WordPress, κάντε κλικ στο Salon της Skynetix και μεταβείτε στην επιλογή Υπηρεσίες (Services) > Προσθήκη Νέας (Add New):
- Όνομα & Περιγραφή: Δώστε έναν ξεκάθαρο τίτλο (π.χ. Ανδρικό Κούρεμα & Λούσιμο) και μια σύντομη περιγραφή αν χρειάζεται.
- Διάρκεια (Duration): Ορίστε με ακρίβεια τα λεπτά ή τις ώρες που απαιτούνται (π.χ. 30 λεπτά). Αυτό είναι κρίσιμο για να υπολογίζει σωστά το σύστημα τα κενά.
- Τιμή (Price): Συμπληρώστε το κόστος της υπηρεσίας.
[ Screenshot: Η σελίδα προσθήκης υπηρεσίας με εστίαση στα πεδία Διάρκειας και Τιμής ]
Πώς περνάμε Πελάτες (Customers)
Παρόλο που οι πελάτες καταχωρούνται αυτόματα όταν κλείνουν ένα ραντεβού online, μπορείτε να περάσετε χειροκίνητα έναν πελάτη που σας κάλεσε στο τηλέφωνο ή ήρθε απευθείας στο κατάστημα.
Μεταβείτε στην επιλογή Πελάτες (Customers) και πατήστε Προσθήκη Νέου (Add New). Συμπληρώστε τα βασικά στοιχεία:
- Όνομα και Επώνυμο: Απαραίτητο για την αναγνώριση στο ημερολόγιο.
- Τηλέφωνο & Email: Πολύ σημαντικά πεδία, καθώς εκεί το σύστημα θα στέλνει αυτόματα SMS ή Email υπενθύμισης για το ραντεβού τους.
Μέσα στην καρτέλα κάθε πελάτη υπάρχει πεδίο για “Σημειώσεις” (Notes). Χρησιμοποιήστε το για να σημειώνετε προτιμήσεις (π.χ. “προτιμάει συγκεκριμένο στυλίστα”, “αλλεργία σε συγκεκριμένο προϊόν”). Την επόμενη φορά που θα κλείσει ραντεβού, θα έχετε όλη την πληροφορία έτοιμη!
[ Screenshot: Η φόρμα δημιουργίας νέου πελάτη με τα πεδία επικοινωνίας ]
Προσθήκη Προσωπικού (Staff) & Ωραρίων
Αν στην επιχείρησή σας εργάζονται παραπάνω από ένα άτομα, μπορείτε να μοιράσετε τις υπηρεσίες ανά υπάλληλο και να ορίσετε το προσωπικό τους ωράριο:
[ Screenshot: Οι ρυθμίσεις ωραρίου και επιλογής υπηρεσιών μέσα σε ένα μέλος του Staff ]
Διαχείριση του Ημερολογίου (Calendar)
Αυτό είναι το panel που θα έχετε ανοιχτό όλη μέρα στον υπολογιστή ή το tablet της υποδοχής. Κάνοντας κλικ στο Ημερολόγιο (Calendar) βλέπετε όλα τα ραντεβού ανά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα.
- Κλείσιμο Ραντεβού από την υποδοχή: Κάντε κλικ πάνω σε οποιαδήποτε κενή ώρα στο ημερολόγιο, επιλέξτε τον πελάτη, την υπηρεσία και τον υπάλληλο και πατήστε αποθήκευση.
- Αλλαγή Ώρας (Drag & Drop): Αν ένας πελάτης ζητήσει να αλλάξει ώρα, μπορείτε απλά να «σύρετε» το κουτάκι του ραντεβού του σε μια νέα κενή ώρα.
Όταν ένας πελάτης ακυρώνει ένα ραντεβού, μην ξεχνάτε να αλλάζετε το status του σε “Cancelled” ή να το διαγράφετε από το ημερολόγιο. Αν το αφήσετε ενεργό, η συγκεκριμένη ώρα θα παραμένει δεσμευμένη και κανένας άλλος πελάτης δεν θα μπορεί να κλείσει ραντεβού online εκείνη τη στιγμή.
[ Screenshot: Η κεντρική οθόνη του Calendar με τα χρωματιστά blocks των ραντεβού ]
Θέλετε να συνδέσετε το Σύστημα Ραντεβού σας με αυτόματα SMS;
Μειώστε τα “no-shows” (πελάτες που ξέχασαν το ραντεβού τους) έως και 80%. Στην Skynetix μπορούμε να ενεργοποιήσουμε αυτόματες υπενθυμίσεις μέσω SMS ή Viber που φεύγουν αυτόματα λίγες ώρες πριν το ραντεβού του πελάτη σας.
