Comment créer un nouvel utilisateur (employé) dans Nextcloud
Découvrez comment ajouter en toute sécurité de nouveaux collaborateurs ou employés à votre cloud d'entreprise et comment les organiser en groupes de travail.
Nextcloud est l'outil idéal pour assurer la sécurité de vos fichiers d'entreprise. Lorsqu'un nouvel employé ou un collaborateur externe commence à travailler, vous ne devez jamais lui communiquer vos propres identifiants. Vous devez lui créer son propre compte personnel afin de contrôler précisément les dossiers auxquels il a accès.
Accéder à la gestion des utilisateurs
Connectez-vous à Nextcloud avec votre propre compte (qui doit disposer des droits d'administrateur / Admin). En haut à droite, cliquez sur **l'icône ronde de votre profil** et, dans le menu déroulant, sélectionnez Utilisateurs (Users).
[ Capture d'écran : le menu “ Profil ” en haut à droite, avec l'option « Utilisateurs » mise en surbrillance ]
Ajouter un nouvel utilisateur
Dans l'interface utilisateur, vous verrez une liste de tous les comptes actifs. Dans la partie gauche de l'écran (ou en haut, selon la version), cliquez sur le bouton + Nouvel utilisateur (New User). Une ligne comportant des champs vides s'affichera pour vous permettre de saisir les informations relatives à l'employé.
[ Capture d'écran : le bouton “ + Nouvel utilisateur ” et le formulaire de saisie des informations ]
Saisie des données et des groupes
Remplissez soigneusement les champs obligatoires du profil utilisateur :
- Nom d'utilisateur (Username) : Le nom d'utilisateur de l'employé (par exemple.
j.papadopoulos). Privilégiez les minuscules latines. - Nom d'affichage (Display Name) : Son nom complet en grec (par exemple, Yannis Papadopoulos), afin que ses collègues puissent le reconnaître.
- E-mail : Son adresse e-mail professionnelle. C'est là qu'il recevra les notifications et le lien de réinitialisation du mot de passe.
- Groupes (Groups) : Très important ! Choisissez son équipe (par exemple,.
Comptabilité,Marketing,Ventes). Si le groupe n'existe pas, vous pouvez le saisir à ce moment-là pour le créer.
Ne partagez pas les dossiers individuellement avec chaque utilisateur. Regroupez les utilisateurs en équipes (Groups). Ainsi, lorsque vous partagez le dossier “ Factures ” avec l'équipe “ Comptabilité ”, tout nouvel employé intégré à ce groupe aura automatiquement accès aux fichiers, sans que vous ne perdiez de temps.
[ Capture d'écran : la ligne de données remplie avec le menu déroulant des groupes ]
Définition et création d'un mot de passe
Sur le terrain Mot de passe (Password), vous pouvez soit saisir vous-même un mot de passe temporaire, soit laisser le champ vide afin que le système envoie automatiquement un e-mail à l'utilisateur pour qu'il définisse lui-même son mot de passe secret.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur l'**icône représentant une coche** située à l'extrémité de la ligne pour enregistrer l'utilisateur.
Dans le champ “ Admin ”, ne sélectionnez jamais aucune option pour les simples employés. Si un utilisateur devient par erreur « Admin », il pourra supprimer d'autres utilisateurs, consulter des fichiers administratifs ou modifier les paramètres de sécurité de toute l'entreprise.
[ Capture d'écran : le bouton de confirmation (coche) à la fin de la ligne ]
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