Πώς διαχειριζόμαστε μια Επιστροφή Χρημάτων (Refund)
Μάθετε πώς να πραγματοποιείτε μερικές ή ολικές επιστροφές χρημάτων μέσα από το WooCommerce, διατηρώντας το στοκ και τα στατιστικά σας σε τάξη.
Στο ηλεκτρονικό εμπόριο, οι ακυρώσεις παραγγελιών και οι επιστροφές προϊόντων είναι μέρος της καθημερινότητας. Το WooCommerce διαθέτει έναν ενσωματωμένο μηχανισμό επιστροφής χρημάτων που σας επιτρέπει να καταγράφετε αυτές τις κινήσεις με ακρίβεια. Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγετε τα λογιστικά λάθη και ενημερώνετε αυτόματα τις αποθήκες σας για τα προϊόντα που επιστρέφουν στα ράφια.
Εντοπισμός της Παραγγελίας και Έναρξη Διαδικασίας
Αρχικά, συνδεθείτε στο διαχειριστικό του WordPress και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Μεταβείτε στο μενού WooCommerce -> Παραγγελίες (Orders) και ανοίξτε την παραγγελία που θέλετε να ακυρώσετε ή να επιστρέψετε.
- Σκρολάρετε προς τα κάτω, μέχρι το μεγάλο πλαίσιο που δείχνει τα προϊόντα που αγοράστηκαν (Items).
- Κάτω αριστερά από τον πίνακα των προϊόντων, κάντε κλικ στο γκρι κουμπί που γράφει Επιστροφή χρημάτων (Refund).
[ Screenshot: Το κουμπί “Επιστροφή χρημάτων” κάτω από τα προϊόντα της παραγγελίας ]
Ορισμός Ποσότητας και Επιστροφή Στοκ
Μόλις πατήσετε το κουμπί, θα εμφανιστούν νέα πεδία δίπλα από κάθε προϊόν της λίστας. Έχετε τη δυνατότητα να κάνετε είτε Ολική είτε Μερική επιστροφή χρημάτων:
- Για τα προϊόντα: Στο πεδίο της ποσότητας (Qty) του προϊόντος που επιστρέφεται, πληκτρολογήστε τον αριθμό των τεμαχίων (π.χ.
1). Το WooCommerce θα υπολογίσει αυτόματα το ποσό της επιστροφής. - Επιστροφή Μεταφορικών (Προαιρετικά): Αν θέλετε να επιστρέψετε και τα έξοδα αποστολής, μπορείτε να εισάγετε χειροκίνητα το ποσό στο αντίστοιχο πεδίο των μεταφορικών (Shipping).
- Επιστροφή στην Αποθήκη: Βεβαιωθείτε ότι το κουτάκι Επαναφορά αποθέματος (Restock refunded items) είναι επιλεγμένο, ώστε το WooCommerce να προσθέσει αυτόματα τα προϊόντα πίσω στο διαθέσιμο στοκ του e-shop.
Πριν ολοκληρώσετε την επιστροφή, συμπληρώστε το πεδίο Αιτία επιστροφής χρημάτων (Reason for refund) (π.χ. “Αλλαγή γνώμης πελάτη” ή “Ελαττωματικό προϊόν”). Αυτό το κείμενο θα εμφανίζεται στο ιστορικό της παραγγελίας και θα βοηθήσει εσάς και τον λογιστή σας να θυμάστε ακριβώς γιατί έγινε η επιστροφή μετά από μήνες.
[ Screenshot: Τα πεδία εισαγωγής ποσότητας προϊόντων, επαναφοράς αποθέματος και αιτιολογίας επιστροφής ]
Ολοκλήρωση: Χειροκίνητη vs Αυτόματη Επιστροφή
Στο τελευταίο βήμα, θα δείτε ένα ή δύο κουμπιά για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, ανάλογα με τον τρόπο που πλήρωσε ο πελάτης:
Η εκτέλεση μιας μερικής επιστροφής χρημάτων δεν αλλάζει αυτόματα την κατάσταση ολόκληρης της παραγγελίας. Αν επιστρέψετε τα χρήματα για ένα μόνο προϊόν από μια παραγγελία τριών προϊόντων, η παραγγελία θα παραμείνει “Σε επεξεργασία” ή “Ολοκληρωμένη”. Αν κάνετε ολική επιστροφή χρημάτων για όλα τα προϊόντα, θυμηθείτε να αλλάξετε χειροκίνητα την κατάσταση της παραγγελίας σε “Επιστράφηκε” (Refunded) ή “Ακυρώθηκε” (Cancelled) στο επάνω δεξί πλαίσιο, ώστε να κλείσει σωστά.
[ Screenshot: Τα τελικά κουμπιά επιβεβαίωσης refund και το πλαίσιο αλλαγής κατάστασης της παραγγελίας ]
Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις πύλες πληρωμών;
Αν για κάθε επιστροφή χρημάτων από κάρτα αναγκάζεστε να συνδέεστε χειροκίνητα στα διαχειριστικά συστήματα των τραπεζών (Cardlink, Eurobank, Piraeus, Viva Wallet), υπάρχει λύση. Στην Skynetix μπορούμε να αναβαθμίσουμε και να παραμετροποιήσουμε τα Bank Payment Gateways του e-shop σας, ώστε να υποστηρίζουν Direct API Refunds. Έτσι, θα επιστρέφετε χρήματα στις κάρτες των πελατών σας απευθείας μέσα από το WooCommerce με ένα μόνο κλικ, γλιτώνοντας χρόνο και αποφεύγοντας ανθρώπινα λάθη!
