Dateiverwaltung und Dateifreigabe (File Sharing)
Erfahren Sie, wie Sie Dateien hochladen, in Ordnern organisieren und sicher weitergeben können – sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens.
Nextcloud ist Ihre eigene, private Unternehmens-Cloud. Damit können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen, sodass unsichere USB-Sticks oder der Versand großer Dateien per E-Mail überflüssig werden. Die Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dateien erfolgt ganz einfach in einer sicheren und modernen Umgebung.
Hochladen und Organisieren von Dateien
So fügen Sie Dateien hinzu und sorgen für Ordnung in Ihrer Cloud:
- Melden Sie sich bei der Nextcloud Ihres Unternehmens an und vergewissern Sie sich, dass Sie sich in der Anwendung befinden Dateien (Files) (das Symbol mit dem Briefumschlag oben links).
- Ordner erstellen: Klicken Sie auf das Symbol “+” (Hinzufügen) Wählen Sie oben Neuer Ordner (New folder), geben Sie ihm einen Namen und drücken Sie die Eingabetaste.
- Dateien hochladen: Sie können Dateien einfach per «Drag & Drop» von Ihrem Computer in das Nextcloud-Fenster ziehen. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche “+” und wählen Sie Datei hochladen (Upload file).
[ Screenshot: Die Schaltfläche “+” in Nextcloud und die Optionen „Datei hochladen“ und „Neuer Ordner“ ]
Gemeinsame Nutzung mit internen Benutzern (Mitarbeitern)
Wenn Sie einen Ordner oder ein Dokument mit einem Kollegen teilen möchten, der bereits ein Konto bei Ihrer Nextcloud hat:
- Suchen Sie die Datei oder den Ordner und klicken Sie auf das Symbol Teilen (Share) (das Symbol mit den drei miteinander verbundenen Punkten oder das Männchen) rechts neben dem Namen.
- Geben Sie in das Suchfeld in der rechten Leiste, die nun angezeigt wird, Folgendes ein: Name oder das E-Mail den Namen Ihres Kollegen oder den Namen einer Gruppe (z. B. Buchhaltung).
- Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, wird sie automatisch auch in seiner Cloud angezeigt. Sie können auf die drei Punkte neben dem Namen klicken, um festzulegen, ob er nur Lesezugriff oder auch Bearbeitungsrechte haben soll.
[ Screenshot: Die rechte Registerkarte “Sharing” mit der Suche nach internen Benutzern ]
Gemeinsame Nutzung mit externen Nutzern (öffentliche Links)
Wenn Sie eine Datei oder einen ganzen Ordner an einen externen Kunden oder Lieferanten senden müssen, der nicht hat ein Konto in Ihrem System:
- Öffnen Sie das Freigabe-Fenster rechts neben der Datei erneut.
- Suchen Sie die Option Link zum Teilen (Share link) und klicken Sie auf das Symbol “+” neben ihr.
- Nextcloud erstellt einen eindeutigen Link. Klicken Sie auf das Symbol In die Zwischenablage kopieren (Copy to clipboard). Jetzt können Sie den Link in eine E-Mail, in Viber oder in WhatsApp einfügen (Paste), um ihn an den Kunden zu senden.
Möchte ein Kunde Ihnen große Dateien (z. B. Rechnungen oder Fotos) schicken, verfügt aber nicht über einen Cloud-Speicher? Legen Sie einen Ordner an, erstellen Sie einen Link teilen, tippen Sie auf die drei Punkte neben dem Link und wählen Sie Datei-Upload (File Drop / Nur Upload). Schicken Sie ihm den Link. Wenn der Kunde ihn öffnet, sieht er eine Seite, auf der er Dateien direkt in Ihren Ordner hochladen kann, ohne jedoch zu sehen, was dieser Ordner sonst noch enthält!
Wenn Sie einen öffentlichen Link (Public Link) für vertrauliche Unternehmensdokumente erstellen, kann jeder, der diesen Link findet, die Dokumente herunterladen. Für absolute Sicherheit klicken Sie immer auf die drei Punkte neben „Link teilen“ und: 1) Wählen Sie Schutz durch Passwort (Protect with password) ein Passwort festlegen und 2) Wählen Sie Ablaufdatum festlegen (Set expiration date) damit der Link nach einigen Tagen automatisch «verschwindet».
[ Screenshot: Die erweiterten Einstellungen eines öffentlichen Links (Passwort, Ablaufdatum, Bearbeitungsberechtigung) im Nextcloud-Menü ]
Möchten Sie Ihre Computer von der Unmenge an Dateien befreien?;
Die Verwaltung der Cloud über den Browser ist zwar praktisch, doch echte Produktivität entsteht erst, wenn Nextcloud vollständig in die Computer Ihres Unternehmens integriert ist. Bei Skynetix übernehmen wir die Installation und Konfiguration des **Nextcloud Desktop Sync Client**. Mit der Funktion *Virtual Files* sieht Ihr gesamtes Team die Unternehmensdateien direkt auf seinem Windows- oder Mac-Computer (wie einen einfachen Ordner), ohne dass diese auch nur ein Megabyte Festplattenspeicher belegen, bis sie geöffnet werden!
