Gestion des utilisateurs et des dossiers de groupe (Group Folders)
Guide destiné aux administrateurs : créez des comptes pour votre équipe et organisez les droits d'accès à l'aide de dossiers partagés par service.
Une architecture adéquate des utilisateurs et des droits garantit la circulation sécurisée des informations au sein de l'entreprise. Grâce à Nextcloud, en tant qu’administrateur, vous pouvez contrôler entièrement qui a accès à quoi, créer des dossiers partagés pour des groupes de travail spécifiques (par exemple, Marketing) et de protéger les données sensibles contre toute consultation non autorisée ou suppression accidentelle.
Création d'un nouvel utilisateur et de groupes
Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise, vous devez lui créer un compte personnel :
- Connectez-vous avec le Administrateur Pour accéder à votre compte, cliquez sur l'icône de votre profil (en haut à droite) et sélectionnez Utilisateurs (Users).
- Pour organiser vos utilisateurs, commencez par créer vos groupes (par exemple,. Logistique, Ventes, Technologie) en appuyant sur Ajouter un groupe (Add group) dans la colonne de gauche.
- Cliquez sur le bouton + Nouvel utilisateur (New user) en haut à gauche.
- Veuillez remplir les champs obligatoires : Nom d'utilisateur (Username), Nom d'affichage (Full Name), Mot de passe (Password) et le E-mail de lui.
- Sur le terrain Groupes (Groups), sélectionnez la section à laquelle il appartient. C'est la clé pour accéder automatiquement aux bons dossiers ! Cliquez sur la coche (Enregistrer) pour terminer.
[ Capture d'écran : le formulaire de création “ New User ” avec les champs Username, Groups et Quota ]
Création et attribution de dossiers de groupe (Group Folders)
Au lieu de partager manuellement des fichiers, nous utilisons la fonctionnalité spécifique des « Group Folders » (dossiers de groupe), afin que toute personne rejoignant un groupe puisse automatiquement voir les dossiers de son service :
- Depuis l'icône de votre profil (en haut à droite), accédez à Paramètres d'administration (Administration settings).
- Dans le menu de gauche, sous la rubrique Administration, cliquez sur Dossiers de groupe (Group folders).
- Saisissez le nom du nouveau dossier racine (par exemple,. “ Archives comptables ”) puis appuyez sur Création (Create).
- Dans la rubrique Groupes (Groups) À côté du dossier, sélectionnez le groupe autorisé à le consulter (par exemple, le groupe Logistiri).
[ Capture d'écran : la fenêtre de configuration « Group Folders » où les dossiers sont associés aux groupes et aux droits d'écriture/de partage ]
Définition des droits avancés
Une fois que vous avez associé le groupe au dossier, vous devez définir leurs droits d'accès à l'aide des cases à cocher :
- Écriture (Write) : Si vous désactivez cette option, les utilisateurs du groupe pourront uniquement consulter et télécharger les fichiers, sans pouvoir les modifier ni en ajouter de nouveaux (lecture seule).
- Partage (Share) : Si vous désactivez cette option, vous empêchez les employés de partager ces fichiers en dehors de l'entreprise (via des liens publics).
- Supprimer (Delete) : Vous pouvez autoriser la création et la modification, mais verrouiller la fonction de suppression, afin qu’aucun document essentiel ne soit jamais perdu par inadvertance !
Empêchez toute utilisation abusive du Cloud dès le premier jour. Dans le tableau des utilisateurs (Users), vous trouverez la colonne Quota (Limite de stockage). Ne laissez pas cette option sur “ Unlimited ”. Fixez une limite raisonnable pour chaque employé (par exemple 10 Go ou 20 Go) en fonction de son poste. Ainsi, si quelqu’un tente de mettre en ligne ses photos ou ses films personnels, le système l’en empêchera, protégeant ainsi l’espace de stockage de votre serveur d’entreprise !
Le compte Administrateur dispose d'un contrôle total sur le système : il peut tout supprimer, consulter tous les fichiers et modifier les paramètres de sécurité. Si vous souhaitez qu'un de vos collaborateurs vous aide dans la gestion (par exemple, simplement pour créer de nouveaux utilisateurs), **ne** lui communiquez **pas** le mot de passe de l'Admin. Créez-lui plutôt son propre compte personnel et ajoutez-le au groupe dédié sous-administrateurs. Il disposera ainsi de droits d'administration des utilisateurs sans avoir accès au cœur du serveur.
[ Capture d'écran : l'option “ Subadmin ” dans le tableau des utilisateurs permettant d'attribuer des droits d'administration limités ]
Souhaitez-vous connecter Nextcloud à l'Active Directory (LDAP) de votre entreprise ?;
Lorsqu'une entreprise se développe, la création manuelle d'utilisateurs sur de nombreuses plateformes différentes devient chronophage et présente un risque pour la sécurité. Chez Skynetix, nous pouvons mettre en place une **intégration LDAP / Active Directory**. Cela permet à vos employés de se connecter à Nextcloud en utilisant exactement le même mot de passe que celui de leur ordinateur ou de leur messagerie professionnelle (authentification unique). Par ailleurs, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, sa désactivation dans votre système central le verrouille automatiquement également dans le cloud, réduisant ainsi à néant les risques de fuite de données !
