Verwaltung von Benutzern und Gruppenordnern (Group Folders)
Leitfaden für Administratoren: Erstellen Sie Konten für Ihr Team und organisieren Sie den Zugriff mithilfe von freigegebenen Ordnern für die einzelnen Abteilungen.
Eine korrekte Benutzer- und Berechtigungsstruktur gewährleistet, dass der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens sicher verläuft. Über Nextcloud können Sie als Administrator vollständig kontrollieren, wer auf welche Inhalte Zugriff hat, gemeinsame Ordner für bestimmte Arbeitsgruppen (z. B. Marketing) und sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder versehentlichem Löschen schützen.
Neuen Benutzer und Gruppen anlegen
Wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, müssen Sie ihm ein persönliches Konto einrichten:
- Melden Sie sich bei Administrator Um Ihr Konto aufzurufen, klicken Sie auf Ihr Profil-Symbol (oben rechts) und wählen Sie Benutzer (Users).
- Um die Benutzer zu organisieren, legen Sie zunächst Ihre Gruppen an (z. B. Logistik, Vertrieb, Technik) durch Drücken von Gruppe hinzufügen (Add group) in der linken Spalte.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Benutzer (New user) oben links.
- Bitte füllen Sie die Pflichtfelder aus: Benutzername (Username), Anzeigename (Full Name), Passwort (Password) und das E-Mail von ihm.
- Auf dem Feld Gruppen (Groups), wählen Sie die Abteilung aus, zu der es gehört. Das ist der Schlüssel, um automatisch Zugriff auf die richtigen Ordner zu erhalten! Klicken Sie zum Abschluss auf das Häkchen (Speichern).
[ Screenshot: Das Formular “New User” mit den Feldern „Username“, „Groups“ und „Quota“ ]
Erstellen und Zuweisen von Gruppenordnern (Group Folders)
Anstatt Dateien manuell zu verteilen, nutzen wir die spezielle Funktion der Gruppenordner, sodass jeder, der einer Gruppe beitritt, automatisch die Ordner seiner Abteilung sieht:
- Klicken Sie auf Ihr Profil-Symbol (oben rechts) und gehen Sie zu den Verwaltungseinstellungen (Administration settings).
- Im linken Menü, unter dem Abschnitt Verwaltung (Administration), klicken Sie auf Gruppenordner (Group folders).
- Geben Sie den Namen des neuen Hauptordners ein (z. B. “Buchhaltungsunterlagen”) und drücken Sie Erstellen (Create).
- In der Rubrik Gruppen (Groups) Wählen Sie neben dem Ordner aus, welche Gruppe Zugriff darauf hat (z. B. die Gruppe Logistiri).
[ Screenshot: Das Einstellungsfenster „Group Folders“, in dem die Ordner den Gruppen zugeordnet und die Schreib- und Freigaberechte festgelegt werden ]
Festlegung erweiterter Rechte
Nachdem Sie die Gruppe mit dem Ordner verknüpft haben, müssen Sie deren Zugriffsrechte mithilfe der Kontrollkästchen festlegen:
- Schreiben (Write): Wenn Sie diese Option deaktivieren, können die Benutzer der Gruppe die Dateien nur anzeigen und herunterladen, ohne sie zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen (schreibgeschützt).
- Teilen (Share): Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, verhindern Sie, dass Mitarbeiter diese Dateien außerhalb des Unternehmens (über öffentliche Links) weitergeben.
- Löschen (Delete): Sie können das Erstellen und Bearbeiten zulassen, aber die Löschfunktion sperren, damit niemals versehentlich ein wichtiges Dokument verloren geht!
Verhindern Sie den Missbrauch der Cloud vom ersten Tag an. In der Tabelle „Benutzer“ (Users) finden Sie die Spalte Quota (Speicherlimit). Lassen Sie die Einstellung nicht auf “Unbegrenzt” stehen. Legen Sie für jeden Mitarbeiter je nach seiner Position ein angemessenes Limit fest (z. B. 10 GB oder 20 GB). Auf diese Weise wird das System jeden daran hindern, seine privaten Fotos oder Filme hochzuladen, und so den Speicherplatz Ihres Unternehmensservers schützen!
Das Administrator-Konto verfügt über vollständige Kontrolle über das System; es kann alles löschen, alle Dateien einsehen und Sicherheitseinstellungen ändern. Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter Ihnen bei der Verwaltung hilft (z. B. indem er lediglich neue Benutzer anlegt), geben Sie ihm **auf keinen Fall** das Admin-Passwort. Erstellen Sie stattdessen ein eigenes Benutzerkonto für ihn und fügen Sie ihn der entsprechenden Gruppe hinzu Unteradministratoren. Auf diese Weise verfügt er über Rechte zur Benutzerverwaltung, ohne Zugriff auf den Kern des Servers zu haben.
[ Screenshot: Die Option “Subadmin” in der Benutzerübersicht zur Vergabe eingeschränkter Verwaltungsrechte ]
Möchten Sie Nextcloud mit dem Active Directory (LDAP) Ihres Unternehmens verbinden?;
Wenn ein Unternehmen wächst, wird die manuelle Erstellung von Benutzern auf vielen verschiedenen Plattformen zeitaufwendig und birgt Sicherheitsrisiken. Bei Skynetix können wir eine **LDAP-/Active-Directory-Integration** implementieren. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter mit genau demselben Passwort, das sie für ihren Computer oder ihre Firmen-E-Mail verwenden, bei Nextcloud anmelden (Single Sign-On). Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein Zugang durch die Deaktivierung in Ihrem zentralen System automatisch auch in der Cloud gesperrt, wodurch das Risiko eines Datenlecks vollständig ausgeschlossen wird!
